La loi ALUR a imposé aux syndics de copropriété l’ouverture d’un compte bancaire pour chaque immeuble qu’ils gèrent. La pratique voulait en effet qu’ils réunissent sur un même compte les fonds des différentes copropriétés pour lesquelles ils avaient mandat.

Il s’agit du décompte des charges acquittées par le copropriétaire lors de l’exercice écoulé après la ratification de la gestion comptable du syndic pour faire suite à l’assemblée générale annuelle. L’approbation des comptes les rend opposables aux copropriétaires, qui sont tenus de verser le montant équivalent à leur quote-part.

Il faut que 20% des copropriétaires en quotités en fasse la demande par lettre recommandée. Ceux-ci doivent présenter un ordre du jour au syndic qui le consignera dans les convocations. Ce dernier a l’obligation de convoquer la réunion et d’envoyer les convocations dans le mois qui suit la demande formulée par écrit.

Il permet aux copropriétaires qui ne peuvent pas se rendre à l'assemblée générale ni y participer par visioconférence de pouvoir voter les points à l’ordre du jour. Toutes les convocations envoyées doivent contenir le formulaire réglementé de vote par correspondance qui recueille les intentions de vote.

Malheureusement rien, la loi permet au porteur du pouvoir de prendre les décisions qu’il semble les plus judicieuses pour la copropriété en fonction des informations données au cours de l’Assemblée Générale.

Les appels de fonds sont les sommes appelées par le syndic à l'ensemble des copropriétaires de l'immeuble. Ils prennent la forme d'un avis envoyé par le syndic par lettre simple aux copropriétaires, ou, sous réserve de l'accord exprès du copropriétaire, par message électronique à l'adresse déclarée par lui à cet effet. L'avis indique le montant de la provision ou de la somme exigible à régler et rappelle la date limite de paiement.

C’est un document mentionnant l'adresse de l'immeuble pour lequel il est établi ; l'identité du syndic en exercice ; les références des contrats d'assurances de l'immeuble souscrits par le syndicat des copropriétaires, ainsi que la date d'échéance de ces contrats.    

La loi 10 juillet 1965 permet au syndic d’effectuer toutes les démarches nécessaires dès lors que des travaux sont dits « urgents » c'est-à-dire, nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble et à la sécurité des personnes. Le syndic ne devra pas convoquer l’assemblée générale pour prendre cette décision. En revanche, il pourra la convoquer pour demander de nouvelles rentrées d’argent à posteriori.

Les charges de copropriétaires ont pour finalité de financer les dépenses de gestion courante et les travaux votés en assemblée générale. Si vous payez vos charges avec du retard, vous pouvez mettre en danger la situation financière de votre copropriété particulièrement s’il s’agit d’une petite copropriété. Si vous savez que vous ne pourrez pas payer vos charges, il vaut mieux alerter au préalable le syndic de copropriété.

Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité : un diagnostic de performance énergétique dans les copropriétés de moins de 50 lots ou un audit énergétique au-delà est obligatoire dès lors qu’un immeuble est équipé d’une installation collective de chauffage ou de refroidissement. Par ailleurs, les bâtiments faisant l’objet d’une procédure pour insalubrité et ceux de plus de 10 ans au moment de leur mise en copropriété doivent réaliser un diagnostic technique global. Le dossier technique amiante (DTA) est obligatoire pour les immeubles construits avant le 1er juillet 1997, le constat de risque d’exposition au plomb pour ceux construits avant le 1er janvier 1949.

Après délibération de l’assemblée générale, le syndic établit un procès-verbal. Ce document est notifié par lettre recommandée avec accusé réception aux copropriétaires défaillants (non présents ou non représentés) ou opposants (votants « contre » la résolution en assemblée). Pour contester ce résultat, vous disposez d’un délai de deux mois pour agir devant le Tribunal Judiciaire. Vous devez obligatoirement recourir à un avocat.

La copropriété n’existe pas quand vous achetez sur plan. La désignation du syndic se fait à partir de l’achèvement de l’immeuble. Ce syndic est dit provisoire, il est généralement désigné dans le règlement à l’initiative du promoteur. Lors de la première assemblée générale, vous pouvez décider de continuer avec le syndic du promoteur ou opter pour un nouveau syndic.

L’état descriptif de division (et les actes les modifiant) : c’est un document technique obligatoire sur lequel repose la division d’un immeuble en lots. Réalisé par un géomètre, cet état descriptif de division s’appuie sur un plan des parties communes et des parties privatives et attribue un numéro à chaque lot à la création de la copropriété. Annexé le plus souvent au règlement de copropriété, il apporte des informations à la fois sur la situation de l’immeuble et de chaque lot.

Le syndic devra être informé afin qu’il prépare un dossier d’évaluation du lot. Par la suite, un géomètre expert détermine sa valeur et répartit des millièmes au nouveau lot ainsi qu’à tout l’immeuble. Le rachat du nouveau lot sera mis à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. En revanche, vous serez tenu de payer les frais de géomètre et de notaire liés à la rédaction au nouveau descriptif de la propriété.

Vous êtes dans l’obligation de contribuer aux dépenses de la copropriété même si vous êtes devenu propriétaire de votre bien après le vote en assemblée générale.

Chaque Assemblée Générale de copropriété donne lieu à un compte rendu des décisions sous la forme d’un procès-verbal. Il est rédigé par le syndic de copropriété et signé par le président de l’assemblée générale, le secrétaire et les scrutateurs. Sa notification aux copropriétaires dans le mois qui suit ouvre un délai de deux mois après réception durant lequel ces derniers pourront intenter un recours en contestation. Cette notification se fait par lettre recommandée avec accusé de réception pour les copropriétaires opposants ou défaillants. Les éventuels devis de travaux approuvés lors de ces trois dernières AG doivent également être archivés dans l’extranet de la copropriété.

Réunion annuelle des copropriétaires, l’assemblée générale ordinaires est convoquée obligatoirement dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, et délibérant, au minimum, sur les comptes de cet exercice et le budget prévisionnel des deux exercices suivants. C’est l’occasion de voter pour les questions qui sont à l’ordre du jour et de participer à la vie de la Copropriété. Votre présence n’est pas obligatoire aux assemblées générales mais il est possible de vous faire représenter. Pour cela, vous devez confier un mandat à un copropriétaire ou à une personne extérieure à la copropriété. En cas d’absence, vous recevrez à votre domicile le procès-verbal indiquant toutes les décisions prises pendant l’assemblée générale. Vous devez accepter les décisions qui ont été prises lors de la réunion.

Le règlement de copropriété répartit les charges à chaque lot en fonction d’un coefficient d’étage. Les copropriétaires du rez-de-chaussée ne participent pas aux frais pour ce qui est des charges d’ascenseur. Cependant, s’ils disposent d’un parking ou une cave au sous-sol, ils sont dans l’obligation de contribuer aux charges d'ascenseur. A contrario, les dépenses liées à l’entretien des escaliers seront reparties selon les parts (tantièmes) détenues par le copropriétaire.